Aujourd’hui, nous allons aborder un thème capital pour beaucoup d’entreprises : le suivi du temps passé par activité sur l’ensemble des projets d’une entreprise, autrement appelé “timesheet”. En effet, il s’agit bien plus que d’une bonne pratique : pour certains domaines tels que l’édilité, les travaux publics, les bureaux d’architecture ou les agences média, par exemple, connaître le temps effectivement passé sur un projet, mandat, chantier ou client est indispensable pour contrôler la rentabilité de ses activités. Mais ce n’est pas le seul objectif du timesheet. Dans cet article, nous allons vous présenter ses avantages, ainsi que les différentes typologies de suivi existantes.
Ventilation des heures par projet : en quoi ça consiste ?
Tout d’abord, il est important de faire la différence entre :
- le planning de travail, ou l’organisation des heures auxquelles les collaborateurs et les collaboratrices doivent être présent·es (indispensable dans des domaines tels que la restauration, les services ambulanciers, les EMS… et plein d’autres)
- la saisie du temps, ou l’heure à laquelle la personne commence et termine effectivement son travail (obligatoire pour la quasi-totalité des travailleurs suisses, nous en parlons très clairement dans notre article sur l’enregistrement du travail en Suisse)
- l’attribution du temps par activité (ou timesheet), c’est-à-dire les tâches auxquelles les employés se consacrent.
Bien évidemment, il ne s’agit pas d’espionner ses collaborateurs, loin de là ! La ventilation détaillée des tâches accomplies sur un projet consiste simplement à indiquer combien de temps on passe sur un ou plusieurs projets.
La journée type d’une architecte, par exemple, est rarement dédiée au projet d’un seul et unique chantier. Elle se déroulera plutôt ainsi :
- Arrivée à 8 heures (ou simplement début de son activité, si elle est en télétravail)
- 1 heure de réunion pour le chantier A
- 2 heures de dessin pour le chantier B
- 1h30 de préparation d’une offre pour le chantier A
- 45 min de pause déjeuner
- 40 min d’appel au sujet du chantier B
- 2 heures de visite du chantier C
Et ainsi de suite.
Dans de tels cas de figure, le timesheet trouve tout son intérêt : en effet, pour de nombreux secteurs d’activité, le niveau de détail de suivi du temps passé sur une activité permet de collecter des informations précieuses, pour deux raisons que nous allons détailler.
Facturation au temps passé : calcul des heures
Tout d’abord, le timesheet permet de traquer les “billable hours”, comme disent les avocats dans les séries télé américaines, c’est-à-dire les heures à facturer au client.
En effet, la facturation au temps passé (aussi appelée facturation en régie) est une méthode très utilisée dans certains domaines d’activité. C’est le cas des avocats, mais aussi des garagistes ou des entreprises de services informatiques.
Cette méthode consiste à facturer chacune des heures de travail nécessaires pour effectuer une prestation : conseil juridique, réparation d’un véhicule, maintenance sur des systèmes informatiques… Ainsi, la journée est partagée entre plusieurs clients ou projets. Et chaque heure faite doit être facilement attribuée au bon endroit, le plus régulièrement possible. C’est beaucoup plus difficile (et désagréable) de le faire après-coup.
Dans ces cas de figure, le timesheet simplifie l’enregistrement du temps dédié aux différents clients pour être sûr de facturer au juste prix. Sans compter que la facturation peut se faire plus facilement, en utilisant une application de saisie des activités qui peut s’intégrer au logiciel de facturation.
Contrôle de la rentabilité de vos activités
Soyons honnêtes : préparer un devis est souvent l’étape d’un projet la plus appréhendée, dans certains secteurs en particulier. Pensons à la complexité des activités de la construction, qui impliquent l’intervention de différents corps de métiers afin de réaliser les plans, le terrassement, les fondations, la toiture, l’isolation, les travaux de plomberie et d’électricité, les menuiseries… Même les entrepreneurs les plus expérimentés sont en difficulté : vais-je gagner l’appel d’offres ? Ma proposition est-elle trop élevée par rapport à la concurrence ? Ou, à l’inverse, suis-je en train de perdre de l’argent ?
Les électriciens, par exemple, proposent souvent des tarifs forfaitaires pour les prestations les plus courantes sur un chantier. Pour cela, ils ont besoin de mesurer le temps. Savoir le plus précisément possible combien d’heures nécessite leur mission. Mais ce n’est pas tout : en gardant une trace du temps passé sur un chantier, ils pourront établir plus facilement un devis pour un projet similaire la fois d’après.
Instaurer l’imputation par activité dans votre entreprise, donc, est un excellent
moyen pour :
- calculer le temps nécessaire à la réalisation d’un projet
- avoir un historique à disposition à chaque fois que vous devez préparer une nouvelle proposition commerciale ou répondre à un appel d’offres
- éviter toute perte d’argent potentielle liée à une estimation tarifaire erronée.
L’importance des statistiques
Nous avons vu que le suivi des temps passés par mandat aide à garantir la rentabilité de votre entreprise, mais ce n’est pas tout ! En effet, le timesheet permet également d’obtenir une pléthore de statistiques, ce qui équivaut à disposer de chiffres utiles pour optimiser la gestion de votre activité professionnelle.
Quelle entreprise n’aimerait pas réaliser des analyses des coûts précises, connaître la répartition des ressources par projet, ou tout simplement qualifier le temps de travail de ses collaborateurs et collaboratrices, notamment depuis l’envolée du télétravail ? Par exemple, sauriez-vous :
- évaluer précisément la durée des déplacements de vos commerciaux sur l’année ?
- estimer combien de temps vous passez en réunion chaque semaine ?
- déterminer si les projets les plus chronophages sont aussi les plus rentables ?
Voirie, édilité, travaux publics : les secteurs d’activité qui optent pour le timesheet
Ces données peuvent également se révéler très utiles dans des cas spécifiques. Prenons l’exemple de certains services comme celui de la voirie : dans ce cas, les ouvriers sont susceptibles d’effectuer plusieurs tâches liées à l’entretien et à la propreté des espaces publics de la commune. Ils sont chargés également du déneigement des routes, ainsi que de l’organisation de manifestations.
Au vu de cette variété, l’administration de la commune considère comme une vraie ressource la possibilité de connaître la proportion d’heures consacrées par ses équipes aux différentes missions confiées.
En cas de sous-effectif, par exemple, cette transparence permet de savoir s’il faut engager plutôt un technicien de route ou un paysagiste. Et que dire de la mise à disposition de ressources ? Les équipes ont-elles vraiment besoin de la nouvelle tondeuse qu’elles réclament ?
Le suivi des temps passés, que ce soit par activité, projet, client, mission, chantier, mandat, etc., est profitable à de nombreux métiers.
Nous avons cité les entreprises de construction et la voirie, mais il en est de même pour de nombreux autres domaines. Les cabinets d’architectes, les bureaux d’ingénieurs ou les agences médias, par exemple, utilisent le timesheet pour attribuer les heures par projet ou par construction. Les SSII ou encore les entreprises de délégation de personnel s’en servent pour suivre les heures par mandat/client et par consultant.
Saisie des activités sur smartphone ou desktop : tous les avantages
Tout comme l’enregistrement du temps de travail, pour garder une trace des tâches effectuées, il suffirait de les noter sur une feuille d’heures ou sur Excel. Ceci dit, il ne faudrait pas que la saisie des activités devienne elle-même une activité ! Idéalement, cela devrait prendre juste quelques secondes, pour ne pas empiéter sur le quotidien des travailleurs.
En effet, plus cette tâche sera ludique, plus elle deviendra une habitude dont on ne pourra plus se passer, les bénéfices étant nombreux, à la fois pour l’employeur (comme on vient de voir), mais aussi pour l’employé. Ce dernier pourra prendre conscience de la façon de gérer son emploi du temps, et trouver un équilibre efficace entre les tâches à faible et forte valeur ajoutée.
Alors, comment faire du timesheet de façon efficace ? Sans doute, la meilleure alternative à la feuille d’heures classique ou à Excel, ce sont les applications permettant la saisie des activités sur smartphone, desktop ou tablette, en temps réel ou même a posteriori.
Un logiciel comme tipee (vous nous accorderez l’exemple 🙂 ) permet une saisie très rapide des activités, à l’aide de tags prédéfinis, voire même importés depuis votre programme de facturation.
Voici les avantages à utiliser une application via smartphone, desktop ou tablette pour la saisie des activités (ou timesheet) :
La saisie est très rapide. Elle a lieu directement dans l’application, sans besoin de ressaisies qui pourraient générer des erreurs. Il suffit de créer/importer au préalable la liste des activités, ainsi que les différents tags. Par exemple, pour un ouvrier de voirie, on pourrait imaginer les activités suivantes :
- Entretien des espaces verts
- Entretien des routes
- Déneigement
- Etc.
Ainsi, en débutant son activité, l’ouvrier devra simplement sélectionner le tag correspondant à l’activité qu’il s’apprête à réaliser. Et si l’activité est fréquente, elle est accessible en un clic puisqu’elle apparaît directement dans les tags récents.
La saisie peut se faire partout et en tout temps, car l’application est accessible depuis l’ordinateur, mais aussi depuis le smartphone ou la tablette.
En plus, la saisie peut avoir lieu :
en temps réel (au fil de l’eau) ;
ou a posteriori (si l’employé a oublié de le faire ou s’il préfère tout ventiler en fin de journée ou en fin de semaine).
Il est également possible de géolocaliser la saisie, ce qui peut être pratique dans certains cas pour associer un lieu à une activité réalisée.
Les informations saisies peuvent être exportées vers un logiciel de facturation. Ainsi, il est possible de filtrer les données par tag, client, projet, secteur, employé… Ces chiffres vont permettre de :
- gagner en productivité
- qualifier le temps de travail de vos collaborateurs et collaboratrices
- contrôler la rentabilité de vos activités
- analyser vos coûts
améliorer vos résultats financiers.
La force d’un tel outil consiste à obtenir de la visibilité sur l’ensemble de l’effectif, jusqu’au dernier collaborateur sur le terrain. C’est seulement de cette façon que les données obtenues seront les plus proches possible de la réalité, et pourront permettre de connaître en profondeur son activité et l’améliorer.
Conclusion
Connaître le temps que vos collaborateurs passent sur chaque activité peut s’avérer un moyen très efficace pour améliorer la rentabilité de votre entreprise. Si la saisie est effectuée via une application, les données recueillies permettent de réaliser des statistiques qui aideront à facturer au juste prix, en basant vos prévisions sur du concret, ainsi qu’à gagner en productivité.
