Télétravail et gestion du temps : les avantages d’une bonne application

Le suivi des heures des collaborateurs est une tâche régalienne de la fonction RH. Ce travail s’effectue de plus en plus grâce à des applications digitales. Ces outils ne résolvent pourtant pas tous les problèmes.

La digitalisation est aujourd’hui indispensable au bon fonctionnement du télétravail. En particulier pour la gestion du temps et le suivi des heures des collaborateurs. De l’organisation des équipes, au suivi des soldes en passant par la saisie des heures, petit tour de ce que peut vous apporter une application spécifique. Et de ce qu’elle ne vous apportera pas.

Organisation efficace et vue d’ensemble des équipes
Une chaise vide ne veut plus dire «Vacances» ou «Maladie». Avec le travail à distance, comment savoir qui est censé travailler et qui est réellement absent? Un outil de planification efficace vous permettra d’avoir une vue d’ensemble sur les absences des uns et des autres. Les présences également pourront être détaillées en précisant qui est au bureau, à la maison ou encore à l’extérieur. Avec un outil en ligne, cette vue sera disponible pour toutes et tous, et la communication en sera optimisée.

À noter que certains cantons, comme Vaud et Genève, invitent les employeurs à indiquer le nombre de jours de télétravail ou RHT sur le certificat de salaire, et cela rétroactivement depuis le début 2020. Le cas échéant, une attestation des jours télétravaillés ou RHT pourrait leur être demandée. Une application vous permettra de retrouver rapidement cette information pour chaque employé.

Gain de temps et diminution du risque d’erreurs
Un des buts premiers d’une application de gestion du temps est de vous simplifier la vie et de vous faire gagner un temps précieux. Ceci est d’autant plus vrai lorsqu’une partie des équipes est en télétravail. Les heures des collaborateurs sont remontées directement et vous n’avez plus qu’à les valider. Moins de saisies veut dire moins d’erreurs. Les données étant centralisées et accessibles en temps réel, les différents rapports et statistiques sont disponibles rapidement. Fini les 5 fichiers Excel à synthétiser. Le temps dévolu jusqu’ici à la gestion des heures et des absences pourra être dédié à d’autres projets.

Conformité légale
Pour certains, les journées en télétravail sont régulièrement interrompues (par les enfants, le chien, ou le facteur…). Pour d’autres, les journées se rallongent et le Work-Life Balance est mis à mal. Il devient alors fort tentant de noter uniquement la durée totale de travail, voire même de ne plus la noter du tout. Néanmoins, la saisie systématique reste une obligation légale qui impose le relevé du début et de la fin du travail, de la durée, ainsi que les pauses de 30 minutes et plus (art. 46 LTr / art. 73 OLT 1). Là encore un outil de gestion du temps vous fera gagner en efficacité et en sérénité vis-à-vis de l’inspection du travail (SECO).

Ce qu’une application ne vous apportera pas…
Le télétravail peut être ressenti comme une perte de contrôle pour certains managers. Pour ces derniers, la simple présence des collaborateurs à leur place de travail suffisait à les rassurer sur la bonne marche des affaires. Mais «temps de travail» n’est pas égal à «productivité». Un outil de gestion du temps ne vous apportera donc pas la certitude du travail accompli.

D’autre part, si un logiciel peut vous montrer certaines anomalies (absences récurrentes, heures supplémentaires, pauses de midi non respectées), celles-ci ne veulent rien dire sans une contextualisation par l’humain. Une application ne remplace donc pas le management. Au contraire, ce dernier a un rôle central à jouer pour en tirer tous les bénéfices.

En conclusion, si une bonne application de gestion du temps ne remplace pas un bon management, elle l’aide en lui donnant de la transparence et une bonne vue d’ensemble. Ces derniers étant indispensables pour le bon fonctionnement du travail à distance.”