Et si l’enregistrement du temps de travail et des activités était un avantage concurrentiel pour votre entreprise ? Certains considèrent que ça n’est qu’une obligation légale à laquelle ils ne peuvent pas se soustraire, sous peine de sanctions en cas de contrôle. En réalité, cet enregistrement est un moyen efficace pour améliorer les performances de son entreprise, disposer de données précises indispensables pour la facturation, et faire preuve de modernité aux yeux des clients.
Mais est-il possible de suivre le temps de travail passé sur chaque activité depuis un smartphone ? Si oui, quels sont les moyens de procéder ? La réponse dans cet article.
Planning, saisie du temps et suivi des activités : Quelle différence ?
Avant de découvrir en détail comment gérer le temps et les activités sur smartphone, il est important de faire la différence entre :
- Le planning de travail, qui consiste à prévoir les heures de présence de collaborateurs et collaboratrices. Cela permet aux responsables d’organiser les journées de leurs collaborateurs, et à ces derniers de savoir quels horaires ils vont réaliser et dans quel service. Indispensable pour de nombreux secteurs, comme les crèches, le médical, le commerce de détail…
- La saisie du temps, c’est-à-dire l’enregistrement du temps de travail réellement effectué, obligatoire pour la quasi-totalité des travailleurs suisses.
- L’attribution du temps par activité (ou timesheet), ce qui permet de savoir quelles tâches ont été faites durant une journée de travail.
En effet, pour la plupart des professions, il est rare qu’une journée de travail soit dédiée à une seule et unique activité, ou à un seul projet. Le plus souvent, on bascule d’une activité à l’autre : qu’il s’agisse d’une architecte qui alterne le dessin d’un bâtiment et les réunions de chantier, d’un technicien qui intervient chez deux clients pour deux pannes différentes, ou d’un employé communal, en charge de l’entretien de la voirie qui a diverses activités dans la journée.
Le niveau de détail de suivi du temps passé sur une activité permet d’obtenir des informations précieuses. Connaître le temps nécessaire pour la réalisation d’une tâche ou d’un projet est très utile : non seulement en cas de facturation au temps passé, mais aussi pour déterminer la rentabilité de son entreprise. Sans compter que, dans certains cantons, l’enregistrement du temps passé par activité est une obligation pour les administrations communales (édilité, conciergerie,etc.). Mais comment effectuer la saisie des activités (ou timesheet) de manière efficace ?
Timbrage sur smartphone
Sans surprise, le meilleur moyen de gérer son temps et ses activités aujourd’hui, c’est via des applications connectées, facilement accessibles via ordinateur, tablette et smartphone. Adieu papier et tableaux Excel : à l’ère d’Internet et du télétravail, tout le monde peut avoir une badgeuse dans sa poche ! En effet, pour beaucoup d’entreprises, la gestion du temps par smartphone s’avère l’option plus pratique. C’est le cas pour les services de nettoyage (ou facility management), ainsi que pour les commerciaux, les représentants, et tous les métiers qui amènent à travailler ailleurs qu’au bureau.
Dans tous ces cas, le timbrage systématique via le téléphone portable est de loin plus pratique que la pointeuse physique :
- Rapide, précis et clair, c’est un outil de gestion du temps très flexible.
- C’est parfait pour les équipes souvent sur le terrain.
- La saisie des heures via smartphone permet la géolocalisation du timbrage, si elle est souhaitée.
Cerise sur le gâteau, le timbrage par natel est compatible avec tout type de smartphone, car le timbrage a lieu par webapp : il suffit d’enregistrer le lien dans ses favoris pour y accéder facilement à tout moment.
Saisie des activités au vol et ventilation
Avec le pointage par smartphone, les collaborateurs et collaboratrices en déplacement peuvent non seulement badger depuis leur mobile, mais aussi préciser la ou les activités sur lesquelles ils travaillent. Le tout, en temps réel sur le terrain, ou bien après.
La ventilation des heures par activité s’avère indispensable pour les services de voirie, les métiers de la construction, les bureaux d’ingénieurs et de nombreux autres postes itinérants.
Mais comment imputer le temps de travail selon les différentes activités ? Dans tipee.ch, deux façons de procéder sont possibles :
1. La méthode en temps réel
Jean travaille pour une entreprise de construction dans le canton de Vaud. Il préfère saisir ses activités au fur et à mesure depuis son smartphone, pour ne pas avoir à le faire en fin de journée. Voici comment il procède :
Lundi, il commence par l’installation de mobilier urbain à Pully. Sur son téléphone, il clique sur le petit symbole du chronomètre, puis sélectionne
« Débuter une activité ».
Puisqu’il a déjà été sur ce chantier la semaine précédente, ce projet est listé parmi les dernières activités sur lesquelles il a travaillé. Il n’a donc qu’à sélectionner « Installation mobilier » et cliquer sur « Débuter ».
Deux heures plus tard, il doit démarrer la construction d’un trottoir. Il clique donc sur « Terminer », et répète le même processus pour lancer la nouvelle activité.
2. La méthode en différé
Pauline est architecte. Elle préfère ventiler ses heures de façon différée, dans les transports, en rentrant chez elle. Le lundi, elle commence toujours la semaine par une réunion d’équipe, pour discuter de l’avancement du projet de construction de la nouvelle école communale. Ensuite, elle part visiter le chantier, et après la pause déjeuner, elle rentre au cabinet pour consacrer le reste de la journée au projet de rénovation du supermarché du centre-ville.
Chaque lundi soir, dans les transports, elle sort le téléphone pour mettre à jour son planning. L’opération est très simple et lui prend quelques secondes seulement :
- Tout d’abord, elle clique sur « Saisie des heures » et ensuite sur « Ma journée ».
- Puis, elle appuie sur le symbole de la baguette magique pour référencer sa première activité de la journée.
- Pour finir, elle clique sur « Ajouter une activité » pour enregistrer la visite au chantier et le projet de l’après-midi.
Et c’est tout ! Ensuite, elle peut continuer la lecture du roman entamé la veille 🙂.
Sur demande, il est également possible de sélectionner plusieurs éléments dans la même liste. Cela permet, par exemple, de lier plusieurs tâches relatives au même projet, pour détailler le travail effectué dans le cadre de ce dernier.
Le choix de la méthode de saisie du temps et des activités varie en fonction de chacun et chacune. Jean,l’agent de voirie de notre exemple sur la saisie en temps réel, pourrait décider à tout moment de tout enregistrer en différé comme Pauline, et vice versa. Nous tenons tout de même à souligner qu’avec la méthode en temps réel, il y a moins de risques d’erreur.
Timesheet et GTA : intérêt d'intégrer les deux
Associer la saisie du temps à la saisie des activités présente de nombreux avantages :
- Pour vos équipes :
- En cas de facturation au temps passé, ça simplifie l’enregistrement du temps dédié à chaque client, permettant de facturer au juste prix.
- Grâce à l’export des informations saisies vers un logiciel de facturation, on gagne du temps tout en évitant les erreurs de ressaisie.
- Pour l’entreprise :
- Cela permet de calculer exactement la rentabilité des activités : l’historique aide à la préparation d’une nouvelle proposition commerciale, en évitant une potentielle perte d’argent liée à une estimation tarifaire erronée.
- Les statistiques permettent d’améliorer la performance de votre entreprise et d’optimiser les coûts.
- Côté clients :
- Ça modernise votre image : le technicien peut saisir les informations à la fin de la maintenance, et envoyer sa facture directement par email.
Géolocalisation du timbrage uniquement
Le timbrage par mobile peut être géolocalisé, pour s’assurer que l’employé est bien sur le chantier quand il badge. Attention : c’est bien le timbrage qui est géolocalisé, non pas le collaborateur !
Cette fonction ne permet pas de suivre tous les déplacements de ses collaborateurs et collaboratrices : c’est une sorte de photographie d’un instant T, qui a lieu en toute transparence. Si le collaborateur n’a pas la géolocalisation activée, ce paramètre sera modifié le temps de géolocaliser le timbrage. Mais les autres déplacements ne seront pas géolocalisés, car ça sortirait du cadre légal (eh non, le timbrage n’est pas au service de l’œil de Moscou* !).
Pour conclure
De plus en plus d’entreprises, aujourd’hui, optent pour le pointage par téléphone mobile, en l’associant à la saisie des activités effectuées par les collaborateurs et les collaboratrices. En effet, cela présente de nombreux avantages pratiques, car la saisie peut avoir lieu partout et en tout temps. Mais ce n’est pas tout ! S’équiper d’une application moderne pour la gestion des heures est un atout concurrentiel, qui permet d’optimiser certains processus, et d’améliorer l’image et les performances de l’entreprise.
*Jules Humbert-Droz, espion suisse du siècle dernier, auteur du livre « L’œil de Moscou » à Paris, 1922-1924.
